Das papierlose Büro
Einfach digital, einfach besser
Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen und gestalten Sie Ihre Arbeitsprozesse einfacher, schneller und nachhaltiger – mit einem maßgeschneiderten Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Sparen Sie Zeit, Kosten und nervenaufreibende Suchaktionen nach Dokumenten, während Sie gleichzeitig Ihre Umweltbilanz verbessern.
Ihre Vorteile: Mehr Zeit fürs Wesentliche
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet nicht nur eine ordentliche Ablage – es verändert die Art und Weise, wie Sie arbeiten.
- Weniger Kosten, mehr Gewinn
Wer Papierberge, Druckkosten und teure Archivräume hinter sich lässt, spart bares Geld.
- Effizienz pur
Alle wichtigen Unterlagen sind jederzeit mit nur wenigen Klicks verfügbar. Kein langes Suchen mehr, keine verlorenen Dokumente – das spart Zeit und Nerven.
- Sicherheit und Compliance
Mit unserem DMS erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentenaufbewahrung und sorgen dafür, dass sensible Daten sicher geschützt sind. Ob DSGVO oder andere Vorschriften – Sie sind auf der sicheren Seite.
- Nachhaltigkeit leicht gemacht
Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und tragen Sie aktiv zum Umweltschutz bei. Das tut nicht nur der Natur gut, sondern verbessert auch Ihr Image bei Kunden und Partnern.
- Flexibles Arbeiten
Mit einem papierlosen Büro können Sie und Ihre Mitarbeiter von überall aus arbeiten. Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – Sie haben Ihre Dokumente immer dabei.
Ein System – viele Möglichkeiten
Ein Dokumentenmanagement-System passt sich flexibel an verschiedene Anforderungen und Geschäftsbereiche an. Hier sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle:
- Digitale Rechnungsverarbeitung: Automatisieren Sie die Erfassung und Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Dies spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
- Digitales Vertragsmanagement: Verwalten Sie Verträge effizienter. Mit unserer Lösung haben Sie alle Fristen, Kündigungen und Vertragsänderungen jederzeit im Blick – ganz ohne Papierstapel.
- Digitales Personalmanagement: Personalakten, Gehaltsabrechnungen oder Zeugnisse – alles zentral und sicher verwaltet. So hat Ihr HR-Team die wichtigsten Dokumente immer sofort parat.
- Archivierung von Dokumenten: Archivieren Sie Ihre Unterlagen revisionssicher und gesetzeskonform. Mit schnellen Suchfunktionen finden Sie jedes Dokument innerhalb von Sekunden wieder.
- E-Rechnung und Schnittstellen zu externen Systemen: Die Zukunft der Buchhaltung ist digital. Unser DMS kann E-Rechnungen verarbeiten und bietet Schnittstellen zu Systemen wie DATEV, sodass Ihre Rechnungen und Belege nahtlos und automatisch verarbeitet werden.
Amagno - das cloudbasierte DMS für Ihr Unternehmen
Wir sind offizieller Umsetzungspartner des cloudbasierten Dokumentenmanagementsystems Amagno. Mit unserer Expertise unterstützen wir Sie bei der Implementierung dieser innovativen DMS-Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten ist. Amagno bietet eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche und umfangreiche Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Arbeitsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren.
Weitere Informationen zu Amagno
In vier Schritten zu Ihrem papierlosen Büro
Wir machen es Ihnen leicht, auf digitale Prozesse umzustellen. Unsere bewährte Vorgehensweise sorgt dafür, dass alles reibungslos und unkompliziert läuft:
1. Analyse & Beratung
Wir lernen Ihr Unternehmen kennen, analysieren Ihre bestehenden Arbeitsabläufe und identifizieren gemeinsam mit Ihnen die Bereiche, in denen ein DMS am meisten Sinn macht.
2. Implementierung
Unser Team übernimmt die komplette Implementierung des Amagno-DMS und sorgt dafür, dass alle technischen Anforderungen erfüllt werden. Wir realisieren das passende Lizenz-Modell für Ihr Team und erschaffen den Workflow, der Ihre Prozesse optimal vervollständigt.
3. Schulung
Ein System ist nur so gut wie die Menschen, die damit arbeiten. Deshalb bieten wir Ihnen und Ihrem Team umfassende Schulungen, damit Sie das Amagno-DMS schnell und effizient einsetzen können.
4. Support & Begleitung
Auch nach der Einführung lassen wir Sie nicht allein. Unser Support-Team steht Ihnen bei Fragen oder Problemen jederzeit zur Verfügung und sorgt dafür, dass Ihr papierloses Büro immer rund läuft.
Holen Sie sich staatliche Förderung für die Digitalisierung
Wussten Sie, dass Sie die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) über verschiedene Förderprogramme bezuschussen lassen können? Der Staat unterstützt KMUs bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – und wir helfen Ihnen dabei, die passenden Fördermöglichkeiten zu finden.
Unsere Experten beraten Sie gern zu verfügbaren Förderprogrammen. Wir übernehmen die Antragsstellung und sorgen dafür, dass Sie das Maximum aus den Fördergeldern herausholen.
Das sagen unsere Kunden
Nichts überzeugt mehr als zufriedene Kunden. Hier ein paar Stimmen von Unternehmen, die bereits erfolgreich auf das papierlose Büro umgestellt haben:
Dank des Amagno-DMS haben wir unsere Prozesse in der Buchhaltung so stark verbessert, dass wir nun deutlich effizienter arbeiten. Die Umstellung war einfacher als gedacht, und wir sparen jetzt jede Menge Papier und Zeit.
Gabriel Kämmerer
Geschäftsführer der Herbert Kämmerer & Söhne GmbH aus Hanau
Durch die Einführung von AMAGNO DMS konnten wir unsere papierbasierten Bauakten digitalisieren. Die Prozessanalyse durch die mp Group war fachkompetent und professionell. Das Ergebnis ist eine hervorragende digitale Lösung für unser Dokumentenmanagement.
Peter Keil
Geschäftsführer Keil & Purkl GmbH
Häufig gestellte Fragen – und unsere Antworten
Noch Fragen? Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen rund um das papierlose Büro:
Ein papierloses Büro spart nicht nur Kosten für Papier, Drucker und Lagerung, sondern beschleunigt auch Arbeitsprozesse und sorgt für eine höhere Effizienz. Digitale Dokumente sind leichter zugänglich, durchsuchbar und schneller zu archivieren. Zusätzlich profitieren Unternehmen durch mehr Nachhaltigkeit und einen geringeren ökologischen Fußabdruck.
Ja, grundsätzlich kann jedes Unternehmen von einer digitalen Dokumentenverwaltung profitieren. Besonders Unternehmen, die mit vielen Dokumenten arbeiten oder auf schnelle und einfache Zugriffe angewiesen sind, sparen durch ein papierloses Büro Zeit und Ressourcen. KMUs, die langfristig effizienter und moderner arbeiten wollen, profitieren besonders.
Die Daten werden in der Cloud in einem zertifizierten Rechenzentrum Deutschland gespeichert. Dies bietet zusätzliche Vorteile: Die cloudbasierte Speicherung gewährleistet eine hohe Verfügbarkeit der Daten, sodass Sie jederzeit und von überall darauf zugreifen können. Außerdem sorgt die Speicherung in Deutschland dafür, dass die Daten den strengen deutschen Datenschutzgesetzen unterliegen, was zusätzliche Sicherheit bietet. Die Skalierbarkeit der Cloud-Lösung ermöglicht es Ihrem Unternehmen zudem, flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren, ohne die IT-Infrastruktur vor Ort anpassen zu müssen.
Die Sicherheit Ihrer Daten steht an oberster Stelle. Durch den Einsatz moderner Verschlüsselungstechnologien und regelmäßiger Backups werden Ihre Daten optimal geschützt. Zudem gibt es spezifische Zugriffsbeschränkungen, sodass nur berechtigte Mitarbeiter auf sensible Dokumente zugreifen können. Ein papierloses Büro ermöglicht eine weitaus höhere Kontrolle und Transparenz als physische Akten.
Die Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Größe des Unternehmens und der Umfang der Digitalisierung. Fördermöglichkeiten, wie sie die mp group anbietet, können dabei helfen, die Investition zu minimieren. Unser Team unterstützt Sie zudem bei der Erstellung einer detaillierten Kostenübersicht und einer Förderberatung.
Die Dauer des Umstellungsprozesses variiert je nach Unternehmensgröße und den Anforderungen an die Digitalisierung. In der Regel dauert die Implementierung wenige Wochen, von der Analyse bis zur vollständigen Einführung. Wir entwickeln für Ihr Unternehmen eine maßgeschneiderte Strategie, die alle relevanten Arbeitsabläufe und Prozesse berücksichtigt, sodass der Übergang möglichst reibungslos verläuft.
Ja, Schulungen sind sinnvoll, um den Mitarbeitern die Vorteile und Funktionsweisen eines digitalen Dokumentenmanagementsystems zu vermitteln. Die mp group bietet Schulungen an, die genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. So stellen wir sicher, dass alle Mitarbeiter den Umgang mit den neuen Systemen verstehen und optimal anwenden können.
Lassen Sie uns loslegen!
Sie möchten Ihr Unternehmen auf das nächste Level heben?
In einem unverbindlichen Kennenlerngespräch lernen wir Ihre Anforderungen kennen und besprechen, wie ein papierloses Büro in Ihrem Unternehmen aussehen könnte. Dabei prüfen wir, ob Sie Fördermittel für Ihr Projekt beantragen können. Lassen Sie uns gemeinsam den ersten Schritt machen.
